Obsługa kadr

Obsługa kadr to kompleksowe wsparcie w zakresie zarządzania personelem firmy – od momentu zatrudnienia pracownika, przez bieżącą obsługę dokumentacyjną, po zakończenie współpracy. Usługa ta obejmuje przygotowywanie umów, prowadzenie akt osobowych, ewidencję czasu pracy, wsparcie przy kontrolach oraz bieżące doradztwo z zakresu prawa pracy.

W praktyce oznacza to, że Twoja firma zyskuje profesjonalnego partnera, który dba o poprawność dokumentacji, terminowość obowiązków i bezpieczeństwo w relacjach pracodawca–pracownik. Zewnętrzna obsługa kadr to także znaczna oszczędność czasu i pewność, że nawet skomplikowane przypadki zostaną poprowadzone zgodnie z literą prawa.

Prawidłowo prowadzona obsługa kadrowa to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale przede wszystkim element budujący profesjonalny wizerunek firmy jako pracodawcy.

 

Najczęstsze błędy w obsłudze kadr – na co zwrócić uwagę?

Wielu przedsiębiorców, szczególnie w małych i średnich firmach, nieświadomie popełnia błędy w zakresie kadr. Choć pozornie niektóre kwestie mogą wydawać się drugorzędne, ich konsekwencje potrafią być kosztowne – zarówno finansowo, jak i wizerunkowo.

Do najczęstszych błędów należą:

• brak aktualnych akt osobowych lub ich niekompletność,
• nieprzestrzeganie terminów obowiązkowych badań lekarskich i szkoleń BHP,
• nieprawidłowe zawieranie lub rozwiązywanie umów o pracę i cywilnoprawnych,
• błędna ewidencja czasu pracy i urlopów,
• brak dokumentacji potwierdzającej wypłatę wynagrodzeń,
• nieprawidłowe zgłoszenia do ZUS i opóźnienia w deklaracjach,
• niewłaściwe przygotowanie do kontroli PIP.

Powierzenie obsługi profesjonalnemu biuru rachunkowemu eliminuje ryzyko tych błędów. Nasz zespół dba o aktualność dokumentów, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo firmy – zarówno w codziennej pracy, jak i podczas kontroli urzędowych.

 

Dla kogo jest obsługa kadrowa?

Usługa kierowana jest do wszystkich firm zatrudniających pracowników – niezależnie od branży czy liczby etatów:

• mikro i małych przedsiębiorstw,
• firm handlowych i usługowych,
• spółek prawa handlowego,
• fundacji i organizacji pozarządowych,
• podmiotów zatrudniających cudzoziemców lub stosujących niestandardowe formy zatrudnienia.

Obsługujemy zarówno firmy zatrudniające jedną osobę, jak i kilkudziesięcioosobowe zespoły. Dla każdego klienta przygotowujemy indywidualny zakres usług, dopasowany do specyfiki organizacji i modelu pracy. Oferujemy także obsługę płac.

 

Co obejmuje nasza obsługa kard?

• przygotowanie umów o pracę, zlecenia i dzieło,
• tworzenie aneksów, wypowiedzeń i świadectw pracy,
• prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami,
• zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS,
• ewidencja urlopów, zwolnień i delegacji,
• monitorowanie obowiązków pracodawcy (np. szkolenia BHP, badania lekarskie),
• wsparcie w tworzeniu regulaminów pracy i wynagradzania,
• reprezentowanie klienta podczas kontroli PIP,
• doradztwo kadrowe – interpretacja przepisów, pomoc w nietypowych przypadkach,
• informowanie o nadchodzących zmianach w prawie pracy,
• cyfrowe przechowywanie dokumentacji kadrowej (na życzenie).

Nasza obsługa jest kompleksowa i elastyczna. Możemy prowadzić kadry w sposób tradycyjny lub w pełni online, korzystając z bezpiecznych platform, które pozwalają na wygodne przesyłanie dokumentów i dostęp do akt 24/7.

 

Jak wygląda współpraca krok po kroku?

1. Rozpoznanie potrzeb i specyfiki zatrudnienia – poznajemy strukturę Twojej firmy i ustalamy optymalne rozwiązania,
2. Ustalenie zasad i podpisanie umowy o współpracy – ustalamy zakres działań, sposób wymiany dokumentów i formy kontaktu,
3. Przekazanie dokumentów – elektronicznie lub fizycznie, w dogodnej dla Ciebie formie,
4. Wdrożenie i uporządkowanie akt osobowych – porządkujemy dokumentację i wprowadzamy ją do systemu,
5. Obsługa bieżących zdarzeń kadrowych – zatrudnienia, zmiany warunków pracy, zwolnienia, urlopy,
6. Stały kontakt – odpowiadamy na pytania i wspieramy przy decyzjach kadrowych, konsultujemy nietypowe przypadki,
7. Wsparcie przy kontrolach i audytach – przygotowujemy niezbędne dokumenty i reprezentujemy Cię przed instytucjami.

 

Dlaczego warto nam powierzyć obsługę kadr?

• Gwarantujemy zgodność z aktualnymi przepisami Kodeksu pracy,
• Odciążamy firmy z czasochłonnych obowiązków kadrowych,
• Reagujemy szybko i elastycznie na zmiany,
• Posiadamy doświadczenie w wielu branżach i strukturach zatrudnienia,
• Zapewniamy pełną poufność i bezpieczeństwo danych,
• Korzystamy z nowoczesnych narzędzi wspierających e-kadry,
• Przekazujemy wiedzę i doradzamy w nietypowych sprawach pracowniczych.

Nasza usługa to nie tylko "prowadzenie papierów" – to pełne wsparcie, które pomaga firmom funkcjonować sprawnie, zgodnie z przepisami i bez stresu.

 

Najczęstsze pytania – FAQ

 

Czy muszę prowadzić akta osobowe w formie papierowej?

Nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych wyłącznie w formie papierowej. Coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Czy zajmujecie się obsługą kadrową cudzoziemców?

Tak, Biuro Księgowe Liczydło oferuje kompleksową obsługę kadrową również dla cudzoziemców zatrudnionych w polskich firmach. Specjaliści pomagają w załatwianiu wszelkich formalności związanych z legalizacją pobytu i pracy.

Czy mogę powierzyć Wam tylko część obowiązków?

Oczywiście, istnieje możliwość powierzenia Biuru Księgowemu Liczydło jedynie wybranych obowiązków związanych z obsługą kadrową. Oferta jest elastyczna i dostosowana do indywidualnych potrzeb każdego klienta.

Czy pomagacie przy kontrolach PIP?

Tak, specjaliści z Biura Księgowego Liczydło oferują wsparcie podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Pomoc obejmuje przygotowanie niezbędnej dokumentacji oraz reprezentację przed organami kontrolnymi.

Jakie są korzyści z outsourcingu kadrowego?

Outsourcing kadrowy pozwala firmom skupić się na kluczowych aspektach działalności, jednocześnie zapewniając zgodność z przepisami prawa pracy. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zredukować koszty operacyjne i zwiększyć efektywność zarządzania zasobami ludzkimi.

 

Ile kosztuje obsługa kadr?

 

Opinie klientów

 

Umów bezpłatną konsultację

Zadbaj o kadry w swojej firmie – profesjonalnie, zgodnie z przepisami i bez stresu. Skontaktuj się z nami i skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Przedstawimy najlepsze rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb!