Zasady naliczania składek ZUS dla przedsiębiorców – aktualne regulacje

Składki ZUS to stały element prowadzenia działalności gospodarczej i jedno z najważniejszych zobowiązań każdego przedsiębiorcy. Ich wysokość i sposób naliczania zależą od etapu prowadzenia firmy, formy opodatkowania oraz bieżących wskaźników publikowanych przez GUS. Jeśli chcesz zrozumieć aktualne zasady, zapraszamy do dalszego czytania.

Jak obecnie wyglądają składki ZUS dla przedsiębiorców?

W 2025 roku podstawą naliczania składek ZUS na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe, Fundusz Pracy) dla osób prowadzących działalność gospodarczą bez ulg jest zadeklarowana kwota nie niższa niż określony próg — co w praktyce oznacza, że standardowy ZUS („duży ZUS”) liczony jest od podstawy 5 203,80 zł (co stanowi 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia). Łączna miesięczna kwota składek społecznych wynosi wówczas 1 773,96 zł (z uwzględnieniem dobrowolnej składki chorobowej). Obowiązek zapłaty tych składek dotyczy większości prowadzących firmę, chyba że korzystają z ulg lub preferencji.

Co decyduje o wysokości składki zdrowotnej?

Składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania działalności i od dochodu lub przychodu — lub przy zastosowaniu uproszczeń. Na co zwracać uwagę?

• Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) albo, podstawą zdrowotnej składki jest dochód z poprzedniego miesiąca, a stawka to 9%. Jednak podstawa nie może być niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego na początku roku — w 2025 roku skutkuje to minimalną składką 314,96 zł miesięcznie.
• Jeżeli rozliczasz podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadzie podatku liniowego (19%), składka zdrowotna wyniesie 4,9% podstawy wymiaru składki (dochodu z działalności gospodarczej)
• Jeśli prowadzisz działalność na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, wysokość składki zdrowotnej zależy od rocznego przychodu — im wyższy przychód, tym wyższa podstawa: dla przychodu do 60 000 zł podstawa to 60% przeciętnego wynagrodzenia, przy przychodzie 60 000–300 000 zł – 100%, a powyżej 300 000 zł – 180%. Stawka składki zdrowotnej to 9%. Przykładowe kwoty w 2025: 461,66 zł, 769,43 zł lub 1 384,97 zł miesięcznie.
• Dla osób współpracujących lub korzystających z ulg (np. ulga na start, preferencyjny ZUS) również obowiązują zasady określone w przepisach — podstawa i wysokość składki może być obniżona.

Warto przy tym pamiętać, że podstawa i składki są corocznie indeksowane, a minimalna kwota składki zdrowotnej bazuje na minimalnym wynagrodzeniu i nie może być niższa niż ustawowe minimum.

Jakie są dostępne ulgi i preferencyjne opcje dla nowych firm?

Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność albo Twoje przychody są niewielkie, możesz mieć prawo do preferencyjnych składek albo ulgi — co znacząco zmniejsza obciążenia. Oto najczęstsze opcje:

• Preferencyjny ZUS – przez pierwsze 24 miesiące działalności możesz deklarować składki społeczne od niższej podstawy, co skutkuje niższą składką miesięczną.
• „Mały ZUS Plus” – jeśli Twój dochód w poprzednim roku nie przekroczył określonego progu, możesz liczyć składki od podstawy obniżonej względem standardowej.
• Dla niektórych wspólników firm lub osób prowadzących działalność nieregularnie obowiązują inne zasady — np. stała podstawa dla składki zdrowotnej.

W przypadku wspólników spółek osobowych (np. jawnych, partnerskich, komandytowych) oraz jednoosobowych spółek z o.o. składka zdrowotna nie zależy od dochodu. W takich sytuacjach naliczana jest od stałej podstawy, czyli 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ogłaszanego przez GUS za IV kwartał poprzedniego roku. Oznacza to, że wspólnik płaci co miesiąc tę samą kwotę składki, niezależnie od tego, czy firma w danym okresie osiąga zysk, czy ponosi stratę. Takie rozwiązanie ma uprościć rozliczenia, ale bywa mniej korzystne przy niższych dochodach.

Dlaczego znajomość zasad ZUS jest ważna dla przedsiębiorcy?

Dobrze rozumiane zasady naliczania składek pozwalają zaplanować koszty prowadzenia firmy i uniknąć niespodzianek. Składki ZUS to stałe obciążenie, które trzeba uwzględnić w budżecie — zarówno w okresie wysokich przychodów, jak i wtedy, gdy zarobki są niższe. Bieżące monitorowanie dochodów i kosztów pomaga wybrać najkorzystniejszą formę opłacania składek lub — jeśli to możliwe — skorzystać z ulg. Ponadto, prawidłowa i terminowa opłata składek zabezpiecza dostęp do ubezpieczeń na przyszłość — emerytalnych, rentowych czy zdrowotnych. W powyższych działaniach nasza księgowa w Warszawie może udzielić pomocy, przeanalizować Twoją sytuację i doradzić optymalne rozwiązanie.

Zapraszamy do kontaktu – przygotujemy dla Ciebie aktualne wyliczenia i pomożemy w prawidłowej obsłudze rozliczeń z ZUS. Dzięki współpracy z nami comiesięczne obowiązki stają się prostsze i bardziej przewidywalne.

Szybkie podsumowanie – składki ZUS dla przedsiębiorców

• W 2025 roku standardowe składki społeczne ZUS dla przedsiębiorców wynoszą ok. 1 773,96 zł miesięcznie.
• Składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania i dochodu/przychodu — minimum to 314,96 zł.
• Przy ryczałcie zdrowotna może być wyższa — od 461,66 zł do 1 384,97 zł miesięcznie, zależnie od przychodu.
• Nowe firmy mogą skorzystać z preferencyjnego ZUS lub „Małego ZUS Plus”, co obniża obciążenia.
• Dobra znajomość zasad i regularne monitorowanie stanu firmy pozwala lepiej planować wydatki i zabezpiecza ubezpieczenia społeczne.

FAQ

Czy w 2025 roku składki ZUS dla przedsiębiorców znacząco wzrosły?

Tak — standardowa miesięczna składka społeczna dla przedsiębiorców bez ulg to obecnie 1 773,96 zł. To wzrost w stosunku do poprzednich lat.

Czy zawsze muszę płacić składkę zdrowotną od dochodu?

Nie — jeśli Twoje dochody są niskie albo korzystasz ze zbiegu tytułów ubezpieczenia, minimalna podstawa wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia, co daje określoną kwotę minimalnej składki.

Czy przy małych przychodach mogę zapłacić mniej na ZUS?

Tak — jeśli kwalifikujesz się do preferencyjnego ZUS lub „Małego ZUS Plus”, Twoje składki mogą być niższe niż standardowe. Warto wtedy skontaktować się z księgową, by ocenić, czy spełniasz warunki.