Jak prawidłowo prowadzić ewidencję VAT?

Dzięki prawidłowo prowadzonej ewidencji VAT możliwe jest określenie wysokości należnego podatku od towarów i usług. Na jej podstawie ustalana jest też kwota podatku naliczonego. W związku z tym oczywiste staje się to, jak istotne jest dla czynnych podatników VAT sporządzanie rzetelnych zapisów w rejestrze. Obowiązek ten obejmuje nie tylko wspomnianych podatników, ale też podmioty innej kategorii. Kto powinien prowadzić ewidencję VAT i w jaki sposób?

Podatnicy czynni i ewidencja VAT

Do prowadzenia pełnej ewidencji na potrzeby podatku VAT zobowiązani są czynni podatnicy, czyli ci, którzy odprowadzają podatek należny z tytułu dokonanej sprzedaży i posiadający prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jest tak, ponieważ na podstawie tych rejestrów możliwe jest sporządzenie deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Z ustawy VAT wynika również to, co powinna zawierać omawiana ewidencja. W dokumencie tym muszą znaleźć się dane pozwalające określić przedmiot i podstawę opodatkowania, wysokość kwoty podatku należnego lub jego korekty. Powinny w nim być zawarte też informacje o kwocie podatku naliczonego obniżającej wartość należnego i o korektach podatku naliczonego. W ewidencji muszą znaleźć się dokumenty informujące o kwocie podatku podlegającego wpłacie do US lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane pozwalające zidentyfikować poszczególne transakcje, w tym numer kontrahenta identyfikujący go na potrzeby podatku.

Tego typu ewidencja powinna być prowadzona za pomocą programów komputerowych, które są w stanie generować Jednolity Plik Kontrolny, który każdego miesiące będzie wysyłany do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Ewidencja VAT podatników zwolnionych

Obowiązek prowadzenia ewidencji VAT obejmuje również podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Możliwość taka przysługuje przedsiębiorcom, u których suma sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku 200 000 zł. Nie osiąganie tej wartości nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za dany dzień, ponieważ w ten sposób możliwe jest dokładne kontrolowanie momentu, w którym ww. kwota zostanie przekroczona. Przepisy ustawy nie określają szczegółowych wymogów dotyczących zapisów w rejestrze. Mają one jedynie umożliwiać określenie wysokości sprzedaży. Ewidencja podatników zwolnionych nie musi być prowadzona przy pomocy programów komputerowych, ponieważ nie wysyłają oni plików JPK. Dodatkowo nie muszą oni sporządzać rejestru zakupionych towarów i usług, ponieważ są zwolnieni z możliwości odliczania podatku naliczonego.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów a ewidencja VAT

Zwolniona od podatku VAT jest czynność wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów wykonywana przez:

• rolników ryczałtowych dla prowadzonej przez nich działalności rolniczej,
• podatników, którzy wykonują jedynie czynności inne niż opodatkowane podatkiem i którym nie przysługuje prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego od podatku należnego,
• podatników zwolnionych podmiotowo od podatku,
• osoby prawne, które nie są podatnikami.

Zwolnienie jest możliwe tylko w przypadku gdy WNT nie przekracza 50 000 zł w trakcie roku podatkowego. Jeśli osiągnie ono większą kwotę, konieczne będzie opłacenie podatku VAT. Oznacza to, że należy prowadzić ewidencje wartości nabytych towarów w ramach WNT. Posłuży ona za podstawę do wyliczenia kwoty należnej opłaty. Ewidencja powinna być sporządzana w taki sposób, by umożliwiała określenie dnia, w którym doszło do przekroczenia kwoty 50 000 zł.

Jak widać na podstawie wymienionych przykładów, prowadzenie ewidencji VAT musi odbywać się bardzo dokładny i rzetelny sposób. Uiszczanie podatku, często staje się koniecznie dopiero w konkretnym momencie określonym przez ustawę. Właśnie dlatego ścisła współpraca z biurem rachunkowym może się okazać kluczowa. Zarządzanie dokumentacja, prowadzenie rejestrów i archiwizowanie ich to zadania, którymi zajmujemy się na co dzień. Dzięki wsparciu specjalistów będziecie mieli pewność, że wszystkie formalności związane z prowadzeniem ewidencji VAT zostaną dopełnione!